効率よくマルチタスクをこなすコツとは

今月の研修：プロジェクトマネジメント

「うっかりやるのを忘れてしまった」
あなたにもこのような経験はありませんか？実は私にもありました。

何か作業をしている中で、後でやろうと考えていると忘れてしまうことがあるでしょう。

この記事では、その対策法と、効率よく様々なタスクをこなす方法を、私の活用例と共に紹介いたします。ぜひご自身の学業や仕事といった様々な場面で活用してみてください。

記憶に残る失敗談はありますか？

私の記憶に残っている失敗談を2つ紹介します。

1つ目は、大学1年生の前期期末試験のことです。初めての大学での試験ということもあり、勉強方法がよくわからず、その結果直前になって切羽詰まっていました。後でやろうと思っていた内容を、焦っていたあまりに忘れてしまったのです。そして試験問題を解いている最中に「あの内容を忘れないでやっていればその問題が解けたのに…」と、悔しい思いをしました。

2つ目の話も大学での出来事です。夏休み初日までに出さなければならなかった微生物学の授業のレポートが2つありました。それぞれ別の提出欄に提出しなければならなかったのですが、私の手違いで片方の提出欄に両方とも提出してしまったのです。当時は提出期限間近ということもあり、焦っていてしっかりと注意書きを読んでいませんでした。教授の計らいで提出扱いにしてもらうことが出来ましたが、未提出者として名前を呼ばれたときはとても驚き、焦ったのを今でも鮮明に覚えています。

やるべきことは可視化しよう

上記の失敗談には、実は共通点があるのです。

それは、マルチタスクを処理できていないということ。つまり、自分のキャパを超えて精神的に焦ってしまうのです。

この問題を解決する簡単な1つの手段は、メモを取ることです。メモを取って目に見える状態にしておけば、簡単に情報を整理することができ、また後で忘れても思い出すことができますよね。

メモといっても様々な種類があります。裏紙や手帳に記す、リマインダーを使う、To Do リストを作成する…など。今回はこの中のTo Do リストについて深掘りしていきましょう。

To Do リストの活用方法

リスト化して管理することのメリット

To Do リストは「今もしくは今後やるべきタスクを書き出したもの」のことです。

やらなくてはならないタスクを可視化することで、何をやるべきかが明確になります。可視化することで、他のタスクから一旦離れることができます。つまり、今行っているタスクに集中できるため、精神的な負担を軽減することが出来ます。

To Do リストの作成方法

ここでは、効果のあるリストの作成方法を紹介します。

①タスクの書き出し
やるべきタスクを書き出します。

②優先度の設定
優先度は、そのタスクの重要度・緊急度のほかに、現在行っているタスクに関連しているか、によっても変化していきます。
また、タスクは「マストな作業」と「マストではない作業」の2つに分かれます。もし適切に優先度を設定せず、マストではない作業を実行すると、必然的にマストな作業に充てる時間は少なくなり、スケジュールが大幅に遅れることでしょう。

③期限の追加
いつまでにそのタスクを終わらせるべきなのか、その期限を記入します。

④タスクの状況
そのタスクが「未対応」「対応中」「終了」のいずれかを記入します。

⑤タスクの補足情報
そのタスクの進行状況などを記入します。

【To Do リストの作成例】

プロジェクトでの活用例

現在進行中であるプロジェクトの新規メンバー募集において、私は普段から活用しているTo Do リストの使用を提案した結果、実際に活用することになりました。その際、以下の点に注意・工夫してリストを作成しています。

・メンバーで共通のリストを使用する。
→他のメンバーが担当している新規メンバーの状況がわかる。

・候補者にそれぞれ担当者を割り当てる。
→担当者を割り当てることで、メンバーが受け持ちの新規メンバーに集中できる。

・候補者の進行状況をなるべくタイムリーに記入する。
→他のメンバーとの情報共有を迅速にできる。

・些細なことでも良いので、補足情報を書く。
→新規メンバーの情報をメンバーと共有することで、今後の対応がスムーズになる。

・進行状況によって背景色をつけたり並び替えを可能にする。
→リストが見やすくなる。

☆実際使用しているリスト(個人情報保護のため編集しています。)

このリストはただ情報を整理して見やすくしているだけでなく、タスクそれぞれの補足情報を分析して今後への対応も練っています。
「この人には再度アプローチする必要がある」「興味がある人には担当者以外の人からもアプローチをかけて活動の様子を多角的に知ってもらう」といった新規メンバー勧誘に関することのほか、今回は残念ながら不参加となった方の理由も補足情報に書き出し、同じ理由で断る人をまとめ、今後新規メンバーを勧誘していく際に分析できるようにしていこうと考えています。

現在はメンバー集めに軸足を置いて使用していますが、今後このプロジェクトを発展させていき、私たちが計画している活動にも応用していきたいです。また、このリストはまだまだ改善点が多いので、メンバーだれもが使いやすくなるようにブラッシュアップしていきます。

これから研修を受ける方々へ

この記事では、マルチタスクの管理方法に焦点を置いてお話をしました。今回紹介したように、To Do リストは個人で活用することはもちろん、プロジェクトの活動においても活かすことが出来ます。マルチタスクが苦手な方もそうでない方も、新たな知見を得ることが出来たのではないでしょうか。

この研修では、ほかにもプロジェクトを進める上で非常に重要な要素が盛り込まれています。リーダーの方、もしくは今後それを目指している方にとてもおススメできるものです。

A&PROではこのように毎月役に立つビジネス研修を行っています。この研修はきっとあなたの活動だけでなく、あなた自身の人生も豊かにしてくれると私は信じています。

研修で学んだこと

• 不確実性は、意思決定を繰り返すことで小さくなる
• 課題ログを作成することでメンバーが課題に集中できる
• ニーズ調査は戦略を立ててから行う