自己管理のコツ

今月の研修:社会人が持つべき習慣(公的成功)

私は時間管理をすることが苦手で、毎回提出期限ぎりぎりにならないと課題に取り組むことができず、いつも何かに追われているような気がしていました。

しかし、今回の研修を受けて、現状を変えるスケジューリング方法について学び、時間にゆとりが持てるようになりました。

私と同じように時間管理が苦手な人にとって、この記事が何か行動を起こすきっかけになればと思います。

スケジューリングをして生活に余裕をもつ

しっかりとした生活習慣を身につけるためには、まず物事を4つの領域に区別し、生活習慣を見直してみましょう。そのために、まず4つの領域について説明していきたいと思います。

第I領域とは、緊急度も重要度も高い事が当てはまる領域です。自分ではコントロールすることができない緊急の出来事であり、主に事故や病気、提出間近の課題などが挙げられます。

第II領域とは、緊急度は低く、重要度が高い事が当てはまる領域です。体調管理やメンテナンス、日々の学習などの自分の将来へ向けて備えとなる活動のことです。

第Ⅲ領域とは、緊急度が高く、重要度が低い事が当てはまる領域です。主に無意味なのにやらなければならない電話やメールなどのことです。

第Ⅳ領域とは、緊急度も重要度も低い事が当てはまる領域です。例えば、テレビやゲームなどの暇つぶしなどです。

このことから、第Ⅱ領域だけがスケジューリングできる領域だと分かります。

スケジューリングが苦手な人は、将来へ向けて備えとなる活動(第Ⅱ領域)を怠ってしまい、やらなければならない緊急の出来事(第Ⅰ領域)に振り回され、ストレスが溜まってしまいます。そして、そのストレスを解消する活動(第Ⅳ領域)も増えてしまうという緊急中毒に陥ってしまうことが多いと思います。

このような緊急中毒の状態にならないように、領域を移動するという対策を紹介します。

領域の移動

ここでは、緊急中毒の主な理由である第Ⅰ領域第Ⅳ領域第Ⅱ領域に移動させる方法を説明していきます。

はじめに、第Ⅰ領域を少なくし、第Ⅱ領域を多くするにはどうすれば良いのかを病気を例にして考えたいと思います。

まず、病気(第Ⅰ領域)にかかってしまうと治療が最優先となります。そのため、仕事や学校などに通えなくなり様々なことに支障をきたしてしまいます。

しかし、毎日運動したり、サプリメントを取ったりする(第Ⅱ領域)ことで病気(第Ⅰ領域)を予防できます。

このように、将来起こることを推測し前もって行動すれば、第Ⅰ領域を少なくできると考えました。

また、第Ⅳ領域を少なくするには、ストレスを減らすことが大切です。ところが、仕事や友人関係などによるストレスを減らすことはそう簡単なことではないと思います。気分転換をするために、どこかへ出掛けたくなったりもするでしょうし、TVやYouTubeも見たくなるでしょう。

ところが、気分転換のはずだったYouTubeも長時間見てしまうと、「無駄なこと(第Ⅳ領域)に時間を費やしてしまった」と後から落ち込んでしまうことも多いと思います。

そこで解決策としては、鑑賞時間をしっかりと決め、見たい動画だけを見るなどが挙げられます。そのようにYouTubeを見ることで「有意義に時間を使えた」ことになり、仕事や勉強への意欲へ繋がる第Ⅱ領域になると言えるでしょう。

加えて、TVやYouTubeを外国語で聞いてみたりすることで、語学の勉強をする時間となるため、無駄な時間ではなくなり自分のスキルアップにも繋がります。

このことから、暇つぶしの時間(第Ⅳ領域)も少し工夫をしてスケジューリングすることで、将来へ向けて備えとなる活動(第Ⅱ領域)に変えることができます。

私の領域移動

私は今まで、テスト勉強や課題などを直前に一気にこなすタイプだったので、第I領域が多い状態でした。そして、その大変さからストレスが溜まってしまい第Ⅳ領域も多くなってしまいがちでした。

しかし、このままでは良い成績が取れないと思い私は毎日授業後に、こまめに時間を決めた休息をはさみながら、習った内容をもう一度復習することにしました(第Ⅱ領域)。

そうすると、以前よりスムーズに勉強モードに入ることができるようになり、集中力もアップしました。さらに、内容はひと通り理解しているためテスト前は軽く見直すだけで良い点を取ることができるようになりました。

この経験から、第Ⅱ領域を重視してスケジューリングすると、自然と第I、Ⅳ領域が少なくなっていくため、緊急中毒から逃れられるということを学べました。

これから研修を受ける方々へ

課題が多すぎてどういう順番で手を付けたら良いのか分からず、物事がうまく進まない場合に、この研修を受けるとスケジューリングの仕方が分かるため、自分の生活リズムを整えることができると思います。ですから、沢山やらなければならない事があり、いつもギリギリな生活を送ってる人にお勧めです。

この他にも、自分がリーダーの立場になった際に、どのように話を円滑に進めたら良いかなどを学ぶことができるので、将来の役に立つと感じました。また、この内容については、ほかの研修メンバーが記事にしているので、参考にしてみてください。

研修で学んだこと

  • 時間管理の原則として、緊急度を横軸、重要度を縦軸にして、時間の使い方を4つの領域に分類することができる
  • 4つの領域の中にある第II領域で行うことを増やすことで、第一領域の行動を減らすことができる。よって、効率化に繋がる
  • 人間関係には6つのパラダイムがあり、良い人間関係を築くには、全員が勝者になるWin-Winの結果にする必要がある
  • どうしてもお互いに満足のいく解決策が見つけられなかった場合には、No-Dealという、取り引きをしないようにすることも必要になる

この記事の著者/編集者

岩田 舞乃   

歯科医師を目指して頑張っています。プロジェクトを通して、将来の歯科医療に貢献したいと考えています。

するとコメントすることができます。

新着コメント

  • 久保井美愛

    2021年04月17日

    第Ⅳ領域を少なくするには意志の強さが必要だと思っていました。
    そもそも第Ⅳ領域に走る原因に目を向け、ストレスを溜め込まないようにするという考え方は私にとって新たな気づきだったので、今後の生活に反映していきたいと思います!

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