地に足つけてプロジェクトを遂行するためには。

今月の研修:プロジェクトマネジメント(基礎1)

プロジェクトとはよく聞く言葉ですが、その意味は何でしょうか。

プロジェクトを遂行するにはどのようなプロセスを踏めばよいのでしょうか。

本記事ではプロジェクトの基本について解説し、具体例として私のA&PROにおける取り組みをご紹介します。

プロジェクトの基本

そもそもプロジェクトとは、やったことがないこと(独自性)を計画・実行して期限までに終わらせること(有期性)です。プロジェクトは、定常業務と比較することでよく理解できます。

スーパーマーケットを例にとりましょう。レジ打ち、在庫整理、環境維持などは独自性、有期性があるわけではなく定常業務にあたりますが、スーパーマーケットの新規出店、期間限定商品の発売などは、これまでに行っていなかったという独自性とxxの期間以内にyy円の売り上げを達成するというような有期性があるため、プロジェクトにあたります。

プロジェクトを限られた時間の中で遂行するためには5つのプロセスを適切に踏む必要があります。

1.目的・目標を設定する。

目的・目標の設定が曖昧ではプロジェクトの成功はあり得ません。誰のために行うのか、何のために行うのかを明らかにした上で適切な目標の設定が必要です。

2.計画を策定する。

1.で立てた目的・目標をどのように達成していくのかを方法、過程を策定しながら計画に落とし込みます。

3.実行する。

2.で立てた計画を実行します。

4.測定する。

計画と実績の差を明らかにします。成果、課題、想定されるリスクを監視します。

5.分析し、計画を改善する。

成果、課題、リスクを分析し、具体的な対策を練ります。経験や学びを記録し、資産として残します。

プロセスは妥当か

ここまでのことを研修で学んで、私はプロジェクトのリーダーは限られた時間の中でプロジェクトを遂行するためにこの5つのプロセスが妥当かをよく検討しなければならないと考えました。

そこで、現在私がA&PROで取り組んでいるセルフブランディング研修について改めて見直し、”適切なプロジェクト化”に着手しました。

セルフブランディング研修では、主にビジネス基礎研修で学んだことを記事としてアウトプットすることを通じて、メンバー全員が「どこの組織でも誇れるリーダーになる」ことを目指しています。

しかし、セルフブランディング研修をプロジェクトとして捉えたとき、この目的をサポートする適切な目標が定量的でなく、かつ有期性の観点が抜けていることに気付きました。そこで目標を

「A&PRO卒業時までに全てのSTAGE項目で3以上の評価、各分類で1つ以上4の評価を達成する」

と定めました。

STAGEとはA&PROにおけるマネジメントツールのことで、自身の行動からリーダーとしての能力を評価する指針になります。プロフェッショナリズム、社会人としてのリテラシーなど5つの分類に分かれており、各分類には複数の評価項目があります。各項目は-1から4で評価され、-1、0、1、2はそれぞれ人罪、人在、人材、人財のレベルに相当します(4つのじんざいについてご存知ない方はこちら)。そして3は責任を持って後輩育成もできるレベル、4は組織が目指す最高レベルとなっています。

目標を上記のように独自性・有期性のある形で定め、次に計画の策定に取りかかりました。

STAGEの各項目は例えば「相手が『何』を『どのタイミング』で知りたいかを理解し、事実と意見を区別して、報告・連絡・相談を行っているか。」のように、行動に直接結びつけるにはやや抽象度の高いものとなっています。そのため、各項目を伸ばすために取るべき具体的な行動を月単位で策定することとしました。上記の項目に対して私は「ビジネス基礎研修中の班におけるメンバー、特に新規参加者の様子を研修講師と共有することで質の高い研修作りに貢献する」という行動を計画しました。

現在、メンバーに各項目に対応した具体的な行動を計画してもらっている段階です。

メンバー全員が具体的に行動することで地に足ついたリーダーを目指します。

これから研修を受ける方々へ

本研修は、日頃行っている活動をプロジェクトとして見つめ直す良い機会になります。最近の活動が同じことの繰り返しでマンネリ化しているのでは......と疑問に思っている方にはぜひ参加してほしい研修です!

研修で学んだこと

  • 重要な5つのプロセス
  • 不確実性を乗りこなす3つのアプローチ
  • 課題ログ
  • 目的・ニーズ・成功基準の明確化

この記事の著者/編集者

藤原穫 東京大学大学院薬学系研究科  リーダーズカレッジ リーダー 

秋田県出身。高校時代は強豪校でバドミントンをしていました。大学に入ってからは民族舞踊に励み、修士1年になった現在は薬物動態の研究をしています。趣味は旅行。死ぬまでにすべての温泉地を回りたいと思っています。これまで複数の組織で培ってきたリーダーシップに磨きをかけるべく、A&PROでの研修に励んでいます。

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