今更言われても！混乱を生む危ない報連相

今月の研修：報告・連絡・相談

「報連相」という言葉を聞いたら、多くの人が「報告・連絡・相談のことね」と答えるでしょう。社会人の基本として広く認識されている報連相。会社・アルバイト・部活動など、集団で活動する際に、報連相について注意された経験がある人も多いのではないでしょうか？

今回の記事では、報連相の違いや意識すべきポイントについて、ゼミ合宿での経験を交えながら紹介します。

報連相が不十分で周囲に迷惑をかけてしまった経験がある人に是非読んでいただきたい内容です。

判断・決断と報連相

判断と決断の違い

判断とは、情報をもとに次の行動を決めることです。一方、決断とは判断した内容を行動に移すことです。

例えば、移動にかかる時間や参加者のニーズを把握し、ゼミ合宿の計画を考えることは判断にあたります。また、その計画を実行することは決断にあたります。

報連相と判断・決断の関係

報連相のうち報告は決断と、相談は判断と結びついています。一方で、連絡はどちらとも結びついていません。判断と決断の違いを踏まえた上で、報連相を状況に応じて使い分ける必要があるでしょう。

報告＝決断（実行）について話し合う
ex 車の予約が取れたよ

連絡＝事実を伝えるor受け止める
ex 当日は9時に高田馬場駅集合で！

相談＝判断の擦り合わせ
ex お昼は各自で食べればいいかな？

報連相のミスが混乱を呼んだゼミ合宿

ここでは、報連相のミスが起きた経験を紹介します。

私は3年生から、広告を中心にマーケティング全般を扱うゼミに所属しています。今年の夏休み中に1泊2日でゼミ合宿が行われ、2日目の行程は以下の通りでした。

09:30 起床・朝食
11:00 宿 出発
12:45 活動場所 到着
ゼミ活動
16:15 活動場所 出発
16:45 入浴施設 到着
18:00 入浴施設 出発
21:30 バスとレンタカー別々に解散

今回の合宿ではバスとレンタカーの2組に分かれる必要があり、私はレンタカー組として企画班と連携しながら、先生とゼミ生の送迎を担当していました。

2日目は、用事があり後から合流するゼミ生（以下Aさん）がいることに加え、帰路はバスとレンタカーで別行動となっていました。全体のスケジュール管理や安全確認のため、細やかな報連相が必要だったのです。

しかし、レンタカーでAさんを迎えに行く可能性があると考えて15:30頃に企画班に確認したところ、Aさんがいつ合流するのか、どうやって合流するのかが分かっていないことが判明しました。Aさんと企画班の間、私と企画班の間で報連相のミスが起きていたのです。

すぐにAさんに連絡しましたが返信はなく、一旦入浴施設に向かうことになりました。また、その時点ではAさんがバスとレンタカーのどちらに乗って帰宅するかも分かっておらず、帰りのルートに変更が生じる可能性もありました。

結局Aさんとは入浴施設で合流することが出来たのですが、一歩間違えれば全体の進行に影響が出ていたかもしれません。

後から聞くと、Aさんは「元から徒歩と電車で移動するつもりだった」とのことでした。お互いに報連相を徹底していれば、混乱することはなかったでしょう。

基準を明確にし、相手のためになる報連相を徹底する

この出来事で報連相のミスが起こった原因は、以下2点です。

• 報連相の条件・期限を決めていなかったこと
• 報連相が相手に与える影響を考えられていなかったこと

今思えば、報連相の条件・期限を設定しておくべきでした。「合流時間について、全体が移動する2時間前までに連絡する」などのルールを設けておけば、混乱することはなかったはずです。

また、条件・期限を設定する際には、誰に・何を・いつの3点について考えると明確になるはずです。

さらに言えば、報連相をしないとどのような事態になるのか、全員が考える必要がありました。そのような意識があれば、Aさんは状況の報告、企画班と私は行程の確認・相談をしていたでしょう。

どちらにせよ、対応が可能な時間に報連相をしなければ意味がないのです。

そのためにも、報連相をすべき条件や期限を前もって明確化しておくことが効果的です。また、相手がいつ報連相を受けたら助かるか常に考えることが、お互いにのためになる報連相につながるでしょう。

おわりに

今回の例では、報連相をしないことで多くの人に影響が出そうになった例を紹介しました。

かく言う私も、リーダーズカレッジの業務に関して完了報告を怠り、周囲に迷惑をかけてしまったことがあります。

自分だけではなく他者と協力しながら動く場合には、報連相は欠かせません。自分自身を戒め、適切なタイミングでの報連相を徹底していきたいと思います。

これから研修を受ける方へ

今回の研修では、報連相だけでなく責任・権限・義務など、社会人には欠かせない考え方を学ぶことができます。集団で活動する全ての人におすすめの研修です。

研修で学んだこと

• 報連相の基準作りが重要
  何をいつ報連相するかが明確になっていなければ、ミスが生じてしまう。権限・義務やクレドを基準として報連相を行う。
• 想定の範囲を広げる際の約束の重要性
  想定の範囲を広げると、準備が追いつかないなど、疎かになる部分が生じる可能性がある。そこで、領域や責任・権限・義務がどこまでなのかを明確にしておくことが重要になる。