自分都合の報連相は後手の対応を生みかねない!

今月の研修:報告・連絡・相談

誰もが知る報連相、その違いは

今回の研修では判断と決断、そして報告・連絡・相談、いわゆる報連相について学びました。

A&PROでは、判断を「頭の中で決めること」、決断を「判断したことを行動に移すこと」と定義しています。

例えば、「ホームページに載せるブログ記事の内容を決める」は判断、「その内容に関してブログ記事を書いて掲載する」は決断の領域になります。

報連相は、判断と決断に結びつけられます。

報告は「決断に関わること」、連絡は「判断にも決断にも関わらないこと」、相談は「判断に関わること」と定義されます。

例えば、「依頼されていた資料の作成が完了しました」は資料の作成という行動を起こしているので報告、「来週月曜10時、定例ミーティングを行います」は単なる周知なので連絡、「この情報を資料に含めた方が良いでしょうか」はまだ判断の段階にあるので相談といえます。

lecture

報連相のタイミング

私は本研修を通して、報連相を行うタイミングの大切さについて再認識しました。というより、おそらく誰もが漠然と理解していることを形式知として捉え直しました。

報連相は、自分が行いたい/自分に都合のいいタイミングで行うのではなく、相手/組織が求めているタイミングで行われるべきです。

例えば、コピー用紙の在庫が切れそうだという状況なのに、自分が非常に忙しいからといって見過ごし、在庫が切れた後、自分に時間があるタイミングで「コピー用紙の在庫が切れました。発注をお願いします」と報告する人は当然いないでしょう。

しかし、似たようなことは往々にして起こり得るのです。

  • 「気がかりなことがあるが、今はそこに構っていられない」
  • 「作業は途中だが、報告は全てが完了してからでいいだろう」
  • 「この程度のことは、わざわざ報告するほどでもないだろう」

このような自分都合の報連相は時に、大きなミスに繋がってしまうのです。

報連相は基本のキ

以前、A&PROでの私のチームにおいて、報連相の重要性が共通認識となっていなかったために、ブログ記事の公開に際してミスが起こったことがありました。

公開許可が得られた記事については私が公開日を決め、メンバーにメールで周知し、彼らに公開予約操作を行ってもらうという流れをとっていました。

wordpress

しかし、メンバーは予約操作を行うのみで、私のメールへの返信、つまり予約の完了について報告を行っていませんでした。初めのうちはそれでも正しく記事が公開されていたのでさほど問題視しませんでしたが、やがて一部のメンバーが公開予約を失念するという事態が起こりました。

もし予約の完了報告を行うという“文化”があれば、報告がなかった場合に私が再度働きかけるというアプローチができたはずです。

これは、報連相を適切に(つまりリーダーが求めるタイミングで)行えなかったメンバーの問題でもあり、その怪しさを感じつつも甘く見た私の問題でもありました。

報連相は社会人として基本のキ。二度とこのようなことがないようにと、最近は報連相について口酸っぱくメンバーに呼びかけています。

これから研修を受ける方々へ

責任・権限・義務、判断・決断、人財・人材・人在・人罪、報告・連絡・相談。大切なのは字面で違いを知ることではありません。形式知として解釈した後、自身の現状と照らして足りない部分、ネックとなる部分を同定し、改善を図ることです。ぜひ、社会に出る前にA&PROで共に成長を目指しませんか。

研修で学んだこと

  • 先々の事態を想定し、"想定外"を減らす
  • 権限は責任を全うするために与えられ、権限と義務は対になる
  • 自分はどんな「じんざい」か
  • 「じんざい」をどう育てるか
  • 報連相と判断・決断、マネジメント

この記事の著者/編集者

藤原穫 東京大学大学院薬学系研究科  リーダーズカレッジ リーダー 

秋田県出身。高校時代は強豪校でバドミントンをしていました。大学に入ってからは民族舞踊に励み、修士1年になった現在は薬物動態の研究をしています。趣味は旅行。死ぬまでにすべての温泉地を回りたいと思っています。これまで複数の組織で培ってきたリーダーシップに磨きをかけるべく、A&PROでの研修に励んでいます。

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復習回数を闇雲に増やしたり、ノートいっぱいに何度も書かせる記憶法は、社会に出てから通用しない。 多忙なリーダーは、重要事項を一発で覚える。 たとえそれができなくても、復習回数を最小限にし、効果的・効率的に記憶することが大切。

今や社会人に必須のスキルとされている報連相。その重要性は誰もが知るところですが、時が経つにつれて報告・連絡・相談の目的や意図が本来のものから逸れてしまい、意味を勘違いしている社会人が増えてきました。 この記事では報連相の正しい意味と活用方法について分かりやすくご紹介します。

社会は常に変化し続けています。立ち止まればどんどん遅れていくことになります。

大きな課題に怖気付いたり、ミスに落ち込んでしまう方がほとんどではないでしょうか。私も前者に近い状態です。しかし、そのような状態ながらも、大変なことに対してプラスに捉えることができるようにと心がけていることがあります。

私は正直、2日間で自分の考えがここまで大きく変わるとは参加前は思っていませんでした。 これはこの研修が、ただただ新しい知識を先生から学ぶのではなく、納得できるまで本質を考え、自分と向き合うことができるからこそだと思います。そして、何より大学生の自分に、ここまで真剣に向き合い、厳しく指導してくださる大人に出会えたからです。こんな機会滅多にないので、迷っている方はぜひ参加をおすすめします。

田村稔行 藤原穫 信宗碧 3Picks

そんな「短期間で簡単に過去の自分を変えることなんて不可能だ」と感じる方が大多数だと思います。しかしながら、自身が徹底的に弱みと向き合い続け、目標とするリーダー像に成長したいと思う意思を持っていれば、必ず変われます。この研修には、それを応援してくれる森口さんと仲間がいます。

藤原穫 田村稔行 信宗碧 3Picks

これまでにリーダーシップの研修やインターンに参加したことがある人でも、必ず新しい発見が得られる研修です。私自身、2日間という短い時間の中でひたすら考え、そして行動する習慣を身につけることができました。また、自分自身としっかりと向き合い、自分の弱さを誠実に受け止めることができるようになりました。それは、「本気で変わりたい」という気持ちを真剣に持つことができるようになったからです。

藤原穫 田村稔行 信宗碧 3Picks

この研修の中で誠実という言葉が1つ重要であった研修であったと思います。ただの事実を述べる”正直”とは違い、”誠実”は本来あるべき姿に事象を持っていくことです。リーダーは自分と向き合い、弱さに向き合い、成長していく自分に対しての誠実さはもちろん、チームのメンバー・顧客等々、あらゆる立場の人に対して誠実でなければなりません。

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