メンバーから見て十分な報連相を、リーダーが心がける

今月の研修:報告・連絡・相談

あなたは、リーダーとしてチームを運営するとき、メンバー視点で課題を考える機会を持っていますか。

今回の研修の中で、時にはリーダーがメンバーからの視点でチームの姿や課題を考えることの重要性を実感しました。

研修で触れたテーマを題材にお伝えしていきます。

責任と報連相

報連相

報連相とは、報告・連絡・相談のことです。これらはコミュニケーションにおける異なる情報伝達の手法です。

報告とは、決断(これから実行すること)をすり合わせる場。
連絡とは、決断や判断のすり合わせを含まない情報伝達の場。
相談とは、判断(これから検討すること)をすり合わせる場。

仕事を行う際には、部下のマネジメントとして、このようなコミュニケーションが必要となります。逆に、上司と部下の間に報連相がなければ、上司は仕事の進捗を正確に把握することができません。

責任・権限・義務

また、チームの各メンバーには、目的や目標にあたる責任、責任を果たすため各業務を行う権限、そして権限を行使する際に付随する、守るべき義務があります。

チームとして仕事を受け持つ際には、上司が行うと決定した仕事を部下と手分けして行うことになるでしょう。もし上司が部下やチーム全体の進捗を把握することができなければ、自分が受け持つチームの仕事における責任を果たすことができないという事態に繋がってしまいます。

メンバー視点の思考

今述べた2つの観点を、チームの中で徹底することはできているでしょうか。

これを考える際、リーダーである人にとって、自分から見た徹底度合いを意識することは比較的簡単かもしれません。しかし、同様に見落としてはいけないのが、これらがメンバーから見てどの程度徹底できているか考えることです。

一般的にリーダーは、チームの方向性など、より大きな尺度の情報を持っています。しかし、自分の中ではそのような「責任」の部分を意識できていても、メンバーに共有していなければ、メンバーは長期的な目的意識を失い、闇雲に日々の業務をこなすことになるでしょう。

時にはリーダーが、このような大きな尺度の情報をメンバーと共有する、つまり、リーダーからも報連相の機会を持つことが、チームのマネジメントとして必要ではないでしょうか。

新メンバーに対しての業務の導入において

私は、所属する、キャリア支援をしている学生団体で、大学1、2年生向けに記事執筆や、SNSでの情報発信をするセクションのリーダーを務めています。この学生団体は3月に代替わりを迎え、1年ですべてのメンバーが入れ替わるという性質上、最初の数ヶ月は新しいメンバーを迎えつつ活動するという状況になります。

自分のセクションに入った新メンバーには、私が業務内容の導入をすることになっています。このとき、セクションの責任・権限・義務を、全体感を明らかにして説明していきます。セクションが、この学生団体の中でどのような役割を果たすことが目的なのか(責任)、そのためにどのような活動ができるのか・しているのか(権限)、その際に従うべきルール、守るべきことは何なのか(義務)、といったことです。

rookie

例えばセクションの活動には、大学1、2年生の参加するLINEのグループに新しい記事の告知を投稿するというものがあります。新しい記事を書く際には、自分たちで決めたテーマに基づいて記事を執筆し、その記事の紹介文言も作成します。このような活動をする権限を持つにあたり、対応する義務も発生します。

例えば記事投稿の前には、記事の下書きに対してメンバーからのフィードバックをもらうこと、そして最終確認として社会人マネージャーからの投稿チェックが必要です。セクションには、各月に決められた本数の記事を投稿するというノルマとそれに付随する投稿期限があります。期限が迫っている状況では、一旦記事を完成するとすぐに投稿したいという状況もあるかもしれません。

しかしながら、最後の段階で必要な社会人マネージャーからのチェックをいただくことは、私達が直接大学1、2年生に情報発信をする上で必要な義務であり、怠ってはならないのです。もちろんチェックにかかる時間を考慮した上で、余裕を持った記事執筆や、マネージャーへの報告が必要です。

このような、セクションの業務の上で知っておくべき権限・義務を、メンバーへの導入段階で説明し、意識してもらうことを心がけています。

中長期の方向性を全メンバーが共有するチームへ

一方で、セクションの責任についてメンバーに日頃から意識してもらう機会を作れていないのではないかということに研修を通して気が付きました。

今回、自分の活動における課題について、報連相の不足がないかという観点で考えて共有するグループワークがありました。そのワークにおいて私は、自分の視点だけでなくメンバーから見るとどのような課題があるかを考えました。すると、もし私がメンバーだったとすると、普段の業務が単純作業に近い形となっており、セクション全体の目的・目標を意識する機会が少ないのではないかと考えました。

また、グループワークで一緒だった方からの指摘として、セクションにおいて報連相が足りないのであれば、リーダーである私からの報連相が足りない可能性があるのではないか、というものがありました。

regular-meeting

これらを考慮して振り返ると、普段の定例会議など、メンバーとのコミュニケーションの場において、私がセクションの現在の課題や今後中長期の展望といった、大きな尺度の話題について相談することが十分にできていなかったことに気が付きました。

今後は、チーム全体の課題について考える際や、既に設定してあるセクション全体の長期目標をもとに短期・中期の目標を考え決定する都度、積極的にメンバーへの相談や報告を行うことで、各メンバーが普段の業務を作業的にこなすのではなく、全員が全体から逆算して今の行動をしているという状態を目指していきます

リーダーがメンバーに仕事を依頼するという構造において、各メンバーの進捗の確認や決定について報連相が必要となります。取り組んでいる仕事について相談することで判断を仰いだり、報告することで決断したことを伝えたりすることなどです。同様に、リーダーからは、先程述べたようにチーム全体の課題や目標設定を考える際の報連相が必要だと考えます。

リーダーが十分な報連相を求めるにあたり、まず必要なのは、リーダーがメンバーに対して報連相の機会を十分に持つことではないでしょうか。

これから研修を受ける方々へ

今回の研修では、責任・権限・義務、そして報連相などについて、自分のチームやプロジェクトにおいて適切に活用できているか考え直すグループワークを行いました。私の場合、自分が所属するセクションのリーダーとして、メンバー視点だとどのような課題があるかを考えることができていなかったことに気付かされました。グループワークにおいて、自分からだけでなく、メンバーからはどう見えるだろうかという点を意識してみると、普段見えていない何かが見えるかもしれません。

研修で学んだこと

  • 責任の範囲:想定外の領域を減らす
  • 責任・権限・義務
  • 4種類の「じんざい」
  • 報告・連絡・相談とそのタイミング

この記事の著者/編集者

田村稔行 早稲田大学 基幹理工学部 情報通信学科  

高校時代から英語の部活、サークルでの活動を続けており、現在は理工学部生向け英語サークルの代表をしています。
更に、大学1、2年生がキャリアついて考える機会を提供すべく、キャリア支援NPO法人「エンカレッジ」で活動中。他のリーダーは4年生が務める中、唯一3年生として、記事執筆やSNSでの発信を行うセクションのリーダーを務めています。

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