日々の活動にこそ新しい価値を吹き込み続ける

今月の研修：プロジェクトマネジメント（基礎1）

サークルや学生団体などの日々の活動。

日常の活動が気付けば同じようなことの繰り返しになっており、かける時間に見合う価値を生み出せているか疑問を持つことはありませんか。

活動を組み立てるリーダーには、単調な繰り返しになりがちな活動にこそ常に新たな価値を吹き込んでいく姿勢を持つことが重要だと考えます。

プロジェクトの要素と不確実性

プロジェクトとは

今回の研修では、プロジェクトマネジメントの考え方と、特に重要なことについて学びました。

ここでプロジェクトとは、独自性と有期性を持つ取り組みのことを指します。
独自性とは、現在ない価値を生むため新しい領域へ着手することを指し、有期性とは、プロジェクトの目標を確定させた上で、それをどの時期までに実現するかの期限を定めていることを指します。

例えば、学生団体の認知度向上のために新たにSNSアカウントを作成し、情報発信を○月中に開始するという取り組みは、今まで行ってこなかった活動という独自性を土台としている上、サービス開始という期限をもって実行されるプロジェクトになります。

不確実性を乗りこなす

また、プロジェクトにおいて不確実性を乗り越えることの重要性を学びました。プロジェクトは独自性を持つため、経験のないことや実際にどうなるかわからないことから不確実性が生じます。しかし、今まで取り組んだことのない領域に踏み込み、新たな価値を生み出すためにプロジェクトを行うわけですから、そこから逃げるのではなく、不確実性をうまく扱うことが必要になるでしょう。

具体的には、

• 目的やターゲットを明確にし、精密な計画を立てる
• 計画において時間や人員などの資源に関してバッファ(余裕)を持つ
• 実行するごとに計画と実績を照らし合わせ修正を加える

これら行うことで不確実性を減らし、プロジェクトを効果的に進めることができます。

元々独自性や有期性を土台とし、プロジェクトとして実行するような新規サービスの立ち上げなどでは、この考え方を実践できているかもしれません。一方で、日常的に繰り返し行う活動についてはどうでしょうか。一見完成し定着していると思われる定常業務にも新たな価値を生み出すことはできるのではないでしょうか。

そうした活動でこそプロジェクトという形を意識することにより、新たな価値を生み出し続けることができるだけでなく、周囲が主体的に活動するモチベーションにも繋がると考えます。

サークルイベントにおけるプロジェクトマネジメント

私は大学の理工学部生向けの、約40人規模の英語サークルにおいて代表を努めています。主な活動として5、6人単位での、英語を用いたディスカッションがあります。普段は週2回サークル内部で活動を行っていますが、年に10回以上、他大学の英語サークルが主催するディスカッションイベントにも参加しています。すべてのイベントにゲストとして参加するのではなく、わたしたちも年に2回、約100人規模のディスカッションイベントを主催しています。

ディスカッションイベントの主催とそれに向けての準備は、まさに開催日までという有期性を持ち、昨年度は一昨年度までとは異なりオンライン開催という独自性も帯びたプロジェクトとして進められました。

例えば、オンラインでどの程度規模や形式を変化させるか、対面の際は授業のない空き時間に実施していた練習をどのような形式で行うかについて計画を立てる必要がありました。また、開会・閉会式で上映する動画の撮影スケジュールや、ディスカッションの進行練習において時間の余裕を持ち、実際の実施状況から適宜修正して準備を進めていきました。本番も滞りなく運営され、対面の場合と同様の質でオンラインのイベントを作り上げることができました。

今年11月にも同様のイベントを開催予定です。既に昨年度、初の試みであるオンラインでの実施を行った上、昨年度から今年度にかけて他大学も同様にオンラインでイベントを開催している中、わたしたちはそのほかにどのような独自性を生むことができるか、イベントの意義にまで遡り、再検討していきます。

日々の活動にこそプロジェクトの考え方を

一方で、普段の活動においてプロジェクトマネジメントの考え方を取り入れることができていませんでした。週に2回はサークル内部で活動をしていますが、担当のメンバーにディスカッションのお題を用意してもらい、定期的な雑談をする程度のレベルにとどまってしまっていたと感じます。

スピーチ、ディベートなど英語を用いたディスカッション以外の活動を積極的に入れるという姿勢や、ディスカッションに関しても発展できるのではないかと考える姿勢が少なかったのです。

今回の研修において、活動を主催するメンバーに新しい価値を提供する姿勢がなければ、サークル活動全体が停滞してしまい、充実度が低下してしまうのではないかと考えました。幹部メンバーで話し合うだけでなく、実際に下級生が何を求めているかを聞くことで日々のサークル活動に対して目標を設定し、より主体的に活動したいという姿勢を持ってもらえるよう独自性を加えていきます。

不確実性を乗りこなすという面では、先ほど述べたように目標を決め、目標達成のために具体的にどのようなことができるかの計画を立てます。その際、必要な期間を考慮した上で、余裕をもった計画とします。更に、実行へのフィードバックとして、後輩に活動内外の会話において、どのようなことをサークルに求めているか、現状どのような価値を得ることができていると感じるか聞く習慣を身に付け、その後の活動に反映していきます。

これから研修を受ける方へ

A&PROでは、プロジェクトマネジメントなど各研修テーマに関する知識を用いて、実際にどのようなことに活用できるかを毎回意識しながら研修を行っています。適切なインプットとそれを知っているだけで終わらせないアウトプットを両立させることで毎回の研修の効果を高めています。実践まで行う学びを行いたいと考えている人におすすめです。

研修で学んだこと

• プロジェクトの要素(独自性、有期性)
• 不確実性を乗りこなす(精密な計画、バッファ、修正)
• プロジェクトにおける課題と対応状況の継続的な確認