自分都合の報連相は後手の対応を生みかねない！

今月の研修：報告・連絡・相談

誰もが知る報連相、その違いは

今回の研修では判断と決断、そして報告・連絡・相談、いわゆる報連相について学びました。

A&PROでは、判断を「頭の中で決めること」、決断を「判断したことを行動に移すこと」と定義しています。

例えば、「ホームページに載せるブログ記事の内容を決める」は判断、「その内容に関してブログ記事を書いて掲載する」は決断の領域になります。

報連相は、判断と決断に結びつけられます。

報告は「決断に関わること」、連絡は「判断にも決断にも関わらないこと」、相談は「判断に関わること」と定義されます。

例えば、「依頼されていた資料の作成が完了しました」は資料の作成という行動を起こしているので報告、「来週月曜10時、定例ミーティングを行います」は単なる周知なので連絡、「この情報を資料に含めた方が良いでしょうか」はまだ判断の段階にあるので相談といえます。

報連相のタイミング

私は本研修を通して、報連相を行うタイミングの大切さについて再認識しました。というより、おそらく誰もが漠然と理解していることを形式知として捉え直しました。

報連相は、自分が行いたい/自分に都合のいいタイミングで行うのではなく、相手/組織が求めているタイミングで行われるべきです。

例えば、コピー用紙の在庫が切れそうだという状況なのに、自分が非常に忙しいからといって見過ごし、在庫が切れた後、自分に時間があるタイミングで「コピー用紙の在庫が切れました。発注をお願いします」と報告する人は当然いないでしょう。

しかし、似たようなことは往々にして起こり得るのです。

• 「気がかりなことがあるが、今はそこに構っていられない」
• 「作業は途中だが、報告は全てが完了してからでいいだろう」
• 「この程度のことは、わざわざ報告するほどでもないだろう」

このような自分都合の報連相は時に、大きなミスに繋がってしまうのです。

報連相は基本のキ

以前、A&PROでの私のチームにおいて、報連相の重要性が共通認識となっていなかったために、ブログ記事の公開に際してミスが起こったことがありました。

公開許可が得られた記事については私が公開日を決め、メンバーにメールで周知し、彼らに公開予約操作を行ってもらうという流れをとっていました。

しかし、メンバーは予約操作を行うのみで、私のメールへの返信、つまり予約の完了について報告を行っていませんでした。初めのうちはそれでも正しく記事が公開されていたのでさほど問題視しませんでしたが、やがて一部のメンバーが公開予約を失念するという事態が起こりました。

もし予約の完了報告を行うという“文化”があれば、報告がなかった場合に私が再度働きかけるというアプローチができたはずです。

これは、報連相を適切に（つまりリーダーが求めるタイミングで）行えなかったメンバーの問題でもあり、その怪しさを感じつつも甘く見た私の問題でもありました。

報連相は社会人として基本のキ。二度とこのようなことがないようにと、最近は報連相について口酸っぱくメンバーに呼びかけています。

これから研修を受ける方々へ

責任・権限・義務、判断・決断、人財・人材・人在・人罪、報告・連絡・相談。大切なのは字面で違いを知ることではありません。形式知として解釈した後、自身の現状と照らして足りない部分、ネックとなる部分を同定し、改善を図ることです。ぜひ、社会に出る前にA&PROで共に成長を目指しませんか。

研修で学んだこと

• 先々の事態を想定し、"想定外"を減らす
• 権限は責任を全うするために与えられ、権限と義務は対になる
• 自分はどんな「じんざい」か
• 「じんざい」をどう育てるか
• 報連相と判断・決断、マネジメント