自分のキャパシティを把握して余裕を持つことで、相手の時間を大切にする

クレド5.時間の有限性を理解する

限りある時間を有意義に活用するために、準備を徹底していきます。自分の時間を大切にしなければ、他者の時間も大切にすることはできません。他者(顧客・提携先・メンバー)の時間を尊重することで、自分の時間も尊重されます。

他者との時間と自分の時間

あなたは、他者を巻き込む仕事において、どのくらい十分な準備を心がけていますか。

日常生活、そして特に、限られた時間で成果を出さなければならないビジネスの場において、他者を巻き込むということは、その人の貴重な時間を使わせていただくということです。その時間にすべきことがあるのに準備不足となれば、相手の時間までも無駄に奪ってしまうことになります。事前の準備は、時間の有限性を理解する人には必須と言えるでしょう。

しかし、それだけではありません。私は、他者との時間を大切にするには、自分の時間を大切にする姿勢も失ってはならないものだと考えます。

自分の予定を疎かにして余裕のない予定を組むと、はじめは自分の時間を犠牲にすることでその場を凌げるかもしれません。しかし、そのような状態が続くと、ついには他者と使う時間への準備が疎かになり、相手の期待に応えることができなくなると考えます。

事前準備の重要性

私は、発表など他人との時間のある予定に向けた準備を行うことを心がけています。

先月、代表を務める英語サークルにおける新歓活動がありました。サークルの活動体験の一環である、新入生への活動紹介に向けた準備についてです。

当初の目標は、新歓活動の開始に合わせ、15分程のサークルの活動紹介のためにスライドを作成することでした。また、スライドを完成させた上で、自分で何度か練習することにより準備を行いました。

しかし実際に初日から新入生が紹介を聞くことを考えると、それ以上の準備が必要だと考えました。

そこで、新歓活動全体の流れを自分一人だけでなくメンバーにも確認してもらうリハーサルの時間を設けました。メンバーに事前に呼びかけ、活動紹介のリハーサル、そして活動体験自体をメンバーに行ってフィードバックをもらいました。

実際に新入生が来る1回目の日をぶっつけ本番の場とするのではなく、事前に「この部分の説明に関してこのような点を付け加えるべきだ」といった周囲の意見をもらい、改善をすることができました。結果として、その最初の回の活動がきっかけでサークルに入会してくれた人もいました。

このように、相手を意識して準備を行うことを心がけています。

自分の時間を大切にすること

しかし、他人との時間を大切にするだけでなく、自分の時間も大切にすることが、より他者の時間を大切にすることに繋がる、という視点を持つことができていませんでした。

それにより、大学3年生へと学年が上がり自分自身が忙しくなった際に、十分な準備を遂行することができないことがありました。

様々なタスクを持つようになると、他者が関わる準備などを、自分のタスクを処理するための時間を犠牲にして行う、ということが起きていました。

このような方法を続けていると、なんとか間に合うだろうと想定していた自分自身のタスクが間に合わないといったことが起きました。しかし、問題はそれだけでなく、徐々に小さな規模から、他人が関わるものに関しても期限や準備が守れなくなってしまうことが発生してしまったのです。

今後の行動

今後はこういった事態を解消するため、自分の時間を大切にした行動をとっていきます。

ここで、もちろん自分の時間を大切にする心がけは前提として必要でしょう。私もそのことが重要でないと感じたことはありません。しかしながら、心がけだけでは「まだ先だから大丈夫」となってしまい、今まで通り期限間近になるまで他のことに時間を使ってしまいかねません。

そこで、どの日のどの時間を何のための時間にあてるのかまで事前に決めることで、実際の習慣化に繋げます。

今までは定例のミーティングなど、固定の予定のみをスケジュール管理アプリに表示していました。今後は、自分がタスクを処理するような動的な時間に関しても事前に確定させ、数日間の予定を立てておきます。そうすることで、自分のキャパシティをより正確に把握し、余裕を持ってタスクを終えるようにします。

最後に

忙しくなって自分の時間を犠牲にしてしまうことは、自分のためにあてる時間まで事前に確保しておくことで解消し、他者が関わる予定への十分な準備にも繋がります。

更に、自分の予定に対し余裕を持つことができます。それにより、直前の緊急の予定が入っても対応できるほか、予定を可視化することで、不可能な量のタスクに関しては断ったり、相手に軽減を検討してもらったりすることもできます。

相手からのタスクを断ることは不誠実な姿だと思う方もいるかもしれませんが、本当にそうでしょうか。事前の想定が不十分であるがゆえに無理な量のタスクを抱えると、相手の期待する完成度を生むことができなく、後になって約束を破ることになってしまいます。これを考えると、自分のキャパシティを理解し、その上でできることを相手に事前に提示することが、相手に誠実な姿だと考えます。

読者のみなさんも、自分の時間を大切にすることで、自分の予定だけでなく他者が関わる予定において余裕を持ち、相手の時間を大切にしてみてはいかがでしょうか。