第四領域の誘惑に負けないために。

今月のテーマ:社会人が持つべき習慣(公的成功)

緊急ではないからこそ、スケジューリングできる

あらゆる活動は重要度と緊急度に応じて次の4つの領域に分類できます。

例えば、「終わらせなければチーム全体に迷惑をかけてしまう今週末が締め切りの仕事」は第一領域。「転職のために取得したい資格の勉強」は第二領域。
重要性の低い第三、第四領域には、それぞれ「メールでも済むような内容の電話」、「暇つぶし」などが例示されます。

重要性が高い第一、第二領域にフォーカスし、緊急性とは異なる表現をするならば、第一領域は「やらなければならないこと」、第二領域は「やったほうがよいこと」と言えるでしょう。

今回の研修で私が学んだ中での一番の気付きは、第二領域の活動は緊急性がないからこそスケジューリング(または習慣化)できるということです。

schedule

突如として起こった問題や仕事は別ですが、予め締め切りや納期がわかっていることをスケジューリングするのは当然でしょう。しかしそのようにスケジューリングされた計画の合間もしくは終了後、多くの人はふと第四領域に誘惑されてしまうのです……。気付けばSNSと動画サイトを往復していたり、大して興味のないテレビ番組を見続けてしまったりといったことはありませんか?

それらが悪いというわけではありません。いけないのは本来行おうと考えていた第二領域のための時間が第四領域の活動に奪われてしまうことなのです。これは「やらなければいけないこと」と「やらなくてもよいこと」ができているのに、「やったほうがよいこと」ができていない状態と言えます。

自分にとって重要と思うことを実行するためには予定が分かっている第一領域だけでなく、第二領域の活動も予めスケジューリング(または習慣化)しておくことが大切です。

  • 毎週火曜と土曜の夕食後2時間は資格の勉強に充てよう。
  • 最近晴れない気分を変えるために来週末は掃除と模様替えをしよう。
  • 健康と外見維持のために毎晩15分は運動しよう。

「やらなくてもよいこと」はこうした「やったほうがよいこと」の後でもできますね。

「やったほうがよいこと」自体はあまりに多すぎます。それらを現状や目的と照らし合わせ、第二領域の活動として選択する必要があります。

例えば、私は

  • 現在薬学部4年生で、将来は薬学的知識・考え・スキルを武器に働きたい
  • 1日の大半が研究に費やされる

という前提にあり、

  • 生物学的、薬学的な知識や考え方をつけるために、論文紹介サイトを毎朝チェックする
  • 運動不足解消のために、毎晩フィットネスをする

ことを生活に組み込もうと考えています。他にもやったほうがよいことはありますが、その全てをやろうとすると、燃え尽きてしまって結局何もやらないという事態になりかねないので、取捨選択するのが現実的でしょう。

これから研修を受ける方々へ

本研修は名著『7つの習慣』(スティーヴン・R・コヴィー著)を題材に、それぞれの習慣を実生活に落とし込む形で進められます。いずれも高尚なものではなく、社会人として必須の習慣ばかりです。もし興味を持たれたなら、ぜひ社会人の持つべき習慣から他の参加者の研修体験記にも目を通し、さらにはA&PROにお越しください!志高いメンバーたちがあなたを待っています。

研修で学んだこと

  • 活動に優先順位をつけ、スケジューリングする。
  • 誠実な対応はwin-win、no-deal。時間的なwin⇄loseの関係は事前準備で解決可能。
  • 共感による傾聴とは、相手の言葉を置き換え、気持ちを代弁すること。
  • 共通点だけでなく相違点を尊重することで、相乗効果のある案が生まれる。
  • 自己の能力の維持向上のためには、肉体、知性、社会/情緒、精神の4つを絶えず改善する必要がある。

この記事の著者/編集者

藤原穫   

秋田県出身。高校時代は強豪校でバドミントンをしていました。大学に入ってからは民族舞踊に励み、修士2年になった現在は薬物動態の研究をしています。趣味は旅行。死ぬまでにすべての温泉地を回りたいと思っています。これまで複数の組織で培ってきたリーダーシップに磨きをかけるべく、A&PROでの研修に励んでいます。

最新記事・ニュース

more

復習回数を闇雲に増やしたり、ノートいっぱいに何度も書かせる記憶法は、社会に出てから通用しない。 多忙なリーダーは、重要事項を一発で覚える。 たとえそれができなくても、復習回数を最小限にし、効果的・効率的に記憶することが大切。

「やばい、キャパオーバーしていて仕事を回しきれていない・・・。」成果を生み出すためにリーダーを務め、多くの責任を引き受けたのはいいものの、こうした悩みを抱く方は少なくないと思います。本記事は、リーダーの方の中でも、「仕事を回しきれていない。」と実感している方、経験した方、キャパオーバー対策したい方に届けていくことを想定して進めていきます。キャパオーバーは解決できます!

そもそもプロジェクトとは何か。それを知ることによって、あなたが現在取り組んでいる活動をもっと豊かにすることができるはずです。プロジェクトの基本を学び、そのプロセスについて考えてみましょう。

大庭彩 上野美叡 2Picks

タスクには明確に優先順位が存在し、正しい優先順位でタスクに向き合うことが締め切りへの余裕につながります。緊急度と重要度のマトリックスを用いて改めてタスクへの優先順位をつけることを意識したいです。

大庭彩 1Picks

皆さんがリーダーを務める組織にはMVVやスローガンと言ったメンバー全員が認識している「共通目標」はありますか? そして、今その「共通目標」を何も見ずに口ずさむことができますか? もし、一度決めたことがある共通目標が形骸化してあまり浸透していない場合は私と同じ苦悩を経験するかもしれません。

大庭彩 1Picks

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1~3を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1と基礎2を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。

「自分と仕事をしたいか」と思われているかどうかは他者の言動を大きく変化させます。相手方の時間を頂いているという認識があなたの評価を変えるでしょう。適切な準備を行うことで周囲と豊かな関係性を築きたい方に必見の記事です。

大庭彩 香山 渉 谷口 宗郁 3Picks

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1と基礎2を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。