リモートワークでの緊急対応

今回の研修は災害時の対応ということで実際にオフィスでの避難訓練を行いました。

メンバーの生命に責任を持つリーダーとしては、起こりうるケースを想定し、突然の出来事にも柔軟に対応できなくてはなりません。そしてその起こりうるケースはテレワークの影響により拡大しています。

この記事で伝えたいこと

• 近くにメンバーがいなくても、リーダーの責任は変わらない。
• 離れているからこそ、分かりやすくイメージしやすい質問をする。
• 想定すればリスクは減る。

今月の研修：災害時・緊急時の対応

離れていても、リーダーはメンバーの安全に責任を持つ

リーダーはメンバーの生命に責任を持つ必要があります。大げさに感じる人もいるかもしれませんが、少なくとも業務上で部下に何か大きな事故が発生すれば監督責任はリーダーにあります。

リモート下で緊急対応はできますか？

皆さんは今災害や緊急事態が起きたとして、自分たちのメンバーに適切な指示を出せる準備はできていますか？
オフィスの中では出来たとしても、リモートで働いているメンバーに対しては適切な指示を出せるでしょうか？

私の実体験を一つ紹介します。

私が所属しているキャリア支援団体のセクションのミーティングを夜中に行っていた際に、震度４の地震が発生したことがあります。私はリーダーの立場として、本来メンバーに身の安全を確保する指示を出す必要がありました。

しかし、私は今まで実地での避難訓練しか受けたこともなく、在宅時の避難行動、ましてや指示出しの仕方が分かりませんでした。幸いなことに、それ以降激しい揺れにつながることもなく、自分もメンバーの様子も大丈夫そうに感じたので少し時間をおいてからミーティングを再開しました。

場所が変われば、状況やリスクも変わる

今回の研修を経て、この時の自分の行動はリーダーとしてふさわしい行動ではなかったと反省しています。

リーダーはこのような災害時・緊急時にこそ、メンバーが安心して行動できるように率先して導かなくてはいけません。しかし、自分は皆が家にいるからわざわざ指示を出さなくても問題ないだろうと考えていました。

先ほど挙げたミーティング中の地震の例であれば、下記のような状況とメンバーの心理を想定するべきです。

この２つは例にすぎませんが、地震に対して周囲に起きたこと、感じることは人それぞれです。

緊急時における優先順位をとっさに判断せず、メンバーの状況を確認しないままミーティングを再開してしまったのは自分の準備とメンバーへの配慮不足です。

離れた場所のメンバーを守るために必要なこと

リモートの状況下での緊急対応は今まで行ってきた実地での訓練とは大きく異なります。異なる要素は以下の2点だと考えています。

• 指示を出すべき対象が近くにいないこと
• 人によって状況が異なるということ

このような状況下では、迅速かつ単純な指示出しと共通認識の持ちやすい具体的な指標が重要になります。

緊急時はシンプルな状況確認を

リモート下では対面で行うような細かい指示だしや状況把握は困難です。そのためメンバーに対して迅速かつ単純な指示出しを行い、必要最低限の情報収集を行う必要があります。例えば、現場の状況確認、怪我等対応が必要なことが発生していないか等はメンバーの命を守る責任があるリーダーが把握していなくてはいけません。

メールやチャット、電話など手段は色々ありますが、伝える内容は文章を考えたりする必要のない簡単なものにします。返信・返事がなければ万が一を考え、緊急連絡先に連絡をすることも必要でしょう。

離れているからこそ共通認識をもつ

また、指示を出すときに重要なのはお互い共通認識を持てる具体的な指標を持つことです。例えば、安否確認で『大丈夫です。』と連絡が来たところで、もしかしたら自分は大丈夫でも家が荒れていたり、命に関わるほどではないが軽傷を負っている可能性もあります。

大丈夫かと聞かれれば、つい大丈夫です、と答えてしまう人は多いはずです、だからこそ、「家の中に壊れたものや家の外に異常はない？」や「ガラスで切った、モノにぶつかった等の外傷はない？」などと想定されるリスクに関しては、具体的な質問を投げかけましょう。

リスクを考えることが一番大切

上で説明したようなことは、いわば緊急時どう対応するべきか、という方法論です。これらももちろん大切ですが、リモート下での緊急対応時に最も必要なことはリスクそのものを自分が認識していることです。

我々が今まで受けてきたのは学校や施設などにおける避難訓練です。つまり、現代のようなそれぞれが離れたところで働く場合を想定した訓練は受けてきていません。もし、今大地震が発生したら自分はどう動くか、何をしなくてはいけないか、これを少し考えるだけでも、想定外の緊急事態も想定内に変わります。

さいごに

コロナ禍によりリモート化、テレワークは浸透してきています。普段行っているWebミーティングの最中に大きな地震が発生する可能性も大きくなりました。そんな時、リーダーとして離れたところにいるメンバーや関係者の命や安全を守る行動がとれるように準備しておきましょう。

これから研修を受ける方へ

今回の研修はオンラインがスタンダードになってくる現代にこそ知ってほしい内容です。

他人事だと思わず、今災害が起きても対応できるような準備はしていきましょう。

今回の研修で学んだこと

• リーダーはメンバーの生命や安全に責任を持つ
• 緊急時にマニュアルを頼るのではなく、事前に訓練する。
• 災害時や緊急事態の起こりうる可能性を判断し、優先順位をつける。