無意識に人の時間を奪う怖さ

クレド５.時間の有限性を理解する

限りある時間を有意義に活用するために、準備を徹底していきます。自分の時間を大切にしなければ、他者の時間も大切にすることはできません。他者（顧客・提携先・メンバー）の立場に立ち、一歩先を行くサービスを提供していきます。

コミュニケーションは人の時間を奪っている

なぜ時間の有限性を理解する必要があるのか

時間の有限性を理解する必要性は2つあります。

• 生産性と大きな関係性がある
• 多くの場合、自分だけではなく他者の時間を奪っている

『生産性と大きな関係性がある』という点に関してはイメージしやすいかと思います。日本では愚直に時間をかけることが奨励される風土がありました。一方で欧米諸国では効率性を意識した働き方を行い、日本以上の生産性を発揮しています。（細かい数値を知りたい方はこちら）

では『多くの場合、自分だけではなく他者の時間を奪っている』という点に関して意識したことはあるでしょうか？自分は小学生時代に遅刻した生徒に対して教師が『一人の1分の遅刻が全員の1分を奪っているんだ』といった言葉がよぎりましたが、それも年を重ねるにつれ形骸化しているように感じます。

このような他者の時間を奪っている状況とは日常の中でたくさんありますが、わかりやすい具体例としてミーティングの例を挙げたいと思います

ビジネスの現場において見られるケース

皆さんは実際このようなミーティングの現場に遭遇したことはないでしょうか？

• 議論が発散し、時間が押してしまいアジェンダ通りに進まない。
• その場で考えてもらうことになり、意見が十分にでない。

このような状況は皆の時間を長々と奪ってしまいながら効果的な施策もなかなか生まれないため、生産性がとても低い状況です。私はこのような状況を招いてしまったのはまさに組織全体の準備不足、もっと突き詰めるとリーダー自身が準備しきれていないことに問題があると考えています。

リーダーは無意味に人を集め時間を浪費するのではなく、組織とメンバーの成長のために必要な分だけミーティングはするべきです。そのために必要なのは、何が口頭で連絡する必要があって、何がテキストベースで良いのか、このミーティングにおける意義とゴールを明確にすることです。

キャリア支援団体の活動において

私は現在キャリア支援の団体の一つのセクションでリーダーを担当しています。そこではまさにメンバーの時間を浪費してしまっていたと深く反省しています。私はミーティングを関係構築の一環だと考えており、そのため雑談を交えながらダラダラと進めてしまっていました。しかし、組織が大きく、業務も細分化されるにつれ、ミーティングの時間自体がメンバーの負担になってしまうことを招くようになりました。

そこで考えられる主な原因は事前準備を怠った結果、効率的かつ効果的なミーティングが行えなかったからでしょう。

今回のクレドの補足にある『限りある時間を有意義に活用するために、準備を徹底していきます。』という部分が徹底されていないからだと分かりました。事実、ミーティングの直前に議事録を共有したり、その場でメンバーに思考したりしてもらうことが多くありました。このような現状を踏まえ、私が改善すべき点下記の通りだと考えています。

• 議事録共有と事前準備の部分を明確にし、遅くとも1日前には共有
  まず思考する時間を作り、議論の方向を定めるために少しでも早い議事録共有を徹底すること。このことにより、メンバーの業務見落としも減り、当日はスムーズに進めることが可能。
  
• 個人の業務をプロジェクトとして認識し、その進歩と計画に対してのフィードバックする。
  担当者が順調だと感じていることに関して、リーダーはとやかく言うべきではない。しかし、メンバーが安心してリーダーを頼れるように、リーダーは誰よりも準備しておく必要がある。

リーダーが準備できていない限りメンバーも準備ができません。改めてになりますが、ミーティングの目的は何なのか、自分たちが考えるべきこと、議論することは何かを明確にすることで、メンバーの時間を無駄にしないミーティング作りが可能でしょう。

最後に

今回例に挙げたミーティングのような状況は珍しいものではないと思います。しかし、全員が時間の有限性を理解し、相手の時間を奪ってしまわないために準備をしようという意識を持てば解決されるでしょう。今回のクレドである『時間の有限性を理解する』はリーダーはもちろん、どの立場であったとして常に持っておきたい意識です。

コミュニケーションは人の時間を奪う行為として認識し、時間は有限だからこそ十分に準備をしてくることがコミュニケーションにおけるマナーではないでしょうか。