今更言われても!混乱を生む危ない報連相

今月の研修:報告・連絡・相談

「報連相」という言葉を聞いたら、多くの人が「報告・連絡・相談のことね」と答えるでしょう。社会人の基本として広く認識されている報連相。会社・アルバイト・部活動など、集団で活動する際に、報連相について注意された経験がある人も多いのではないでしょうか?

今回の記事では、報連相の違いや意識すべきポイントについて、ゼミ合宿での経験を交えながら紹介します。

報連相が不十分で周囲に迷惑をかけてしまった経験がある人に是非読んでいただきたい内容です。

判断・決断と報連相

判断と決断の違い

判断とは、情報をもとに次の行動を決めることです。一方、決断とは判断した内容を行動に移すことです。

例えば、移動にかかる時間や参加者のニーズを把握し、ゼミ合宿の計画を考えることは判断にあたります。また、その計画を実行することは決断にあたります。

報連相と判断・決断の関係

報連相のうち報告は決断と、相談は判断と結びついています。一方で、連絡はどちらとも結びついていません。判断と決断の違いを踏まえた上で、報連相を状況に応じて使い分ける必要があるでしょう。

報告=決断(実行)について話し合う
ex 車の予約が取れたよ

連絡=事実を伝えるor受け止める
ex 当日は9時に高田馬場駅集合で!

相談=判断の擦り合わせ
ex お昼は各自で食べればいいかな?

報連相のミスが混乱を呼んだゼミ合宿

ここでは、報連相のミスが起きた経験を紹介します。

私は3年生から、広告を中心にマーケティング全般を扱うゼミに所属しています。今年の夏休み中に1泊2日でゼミ合宿が行われ、2日目の行程は以下の通りでした。

09:30 起床・朝食
11:00 宿 出発
12:45 活動場所 到着
ゼミ活動
16:15 活動場所 出発
16:45 入浴施設 到着
18:00 入浴施設 出発
21:30 バスとレンタカー別々に解散

今回の合宿ではバスとレンタカーの2組に分かれる必要があり、私はレンタカー組として企画班と連携しながら、先生とゼミ生の送迎を担当していました。

2日目は、用事があり後から合流するゼミ生(以下Aさん)がいることに加え、帰路はバスとレンタカーで別行動となっていました。全体のスケジュール管理や安全確認のため、細やかな報連相が必要だったのです。

しかし、レンタカーでAさんを迎えに行く可能性があると考えて15:30頃に企画班に確認したところ、Aさんがいつ合流するのか、どうやって合流するのかが分かっていないことが判明しました。Aさんと企画班の間、私と企画班の間で報連相のミスが起きていたのです。

すぐにAさんに連絡しましたが返信はなく、一旦入浴施設に向かうことになりました。また、その時点ではAさんがバスとレンタカーのどちらに乗って帰宅するかも分かっておらず、帰りのルートに変更が生じる可能性もありました。

結局Aさんとは入浴施設で合流することが出来たのですが、一歩間違えれば全体の進行に影響が出ていたかもしれません。

後から聞くと、Aさんは「元から徒歩と電車で移動するつもりだった」とのことでした。お互いに報連相を徹底していれば、混乱することはなかったでしょう。

基準を明確にし、相手のためになる報連相を徹底する

この出来事で報連相のミスが起こった原因は、以下2点です。

  • 報連相の条件・期限を決めていなかったこと
  • 報連相が相手に与える影響を考えられていなかったこと

今思えば、報連相の条件・期限を設定しておくべきでした。「合流時間について、全体が移動する2時間前までに連絡する」などのルールを設けておけば、混乱することはなかったはずです。

また、条件・期限を設定する際には、誰に・何を・いつの3点について考えると明確になるはずです。

さらに言えば、報連相をしないとどのような事態になるのか、全員が考える必要がありました。そのような意識があれば、Aさんは状況の報告、企画班と私は行程の確認・相談をしていたでしょう。

どちらにせよ、対応が可能な時間に報連相をしなければ意味がないのです。

そのためにも、報連相をすべき条件や期限を前もって明確化しておくことが効果的です。また、相手がいつ報連相を受けたら助かるか常に考えることが、お互いにのためになる報連相につながるでしょう。

おわりに

今回の例では、報連相をしないことで多くの人に影響が出そうになった例を紹介しました。

かく言う私も、リーダーズカレッジの業務に関して完了報告を怠り、周囲に迷惑をかけてしまったことがあります。

自分だけではなく他者と協力しながら動く場合には、報連相は欠かせません。自分自身を戒め、適切なタイミングでの報連相を徹底していきたいと思います。

これから研修を受ける方へ

今回の研修では、報連相だけでなく責任・権限・義務など、社会人には欠かせない考え方を学ぶことができます。集団で活動する全ての人におすすめの研修です。

研修で学んだこと

  • 報連相の基準作りが重要
    何をいつ報連相するかが明確になっていなければ、ミスが生じてしまう。権限・義務やクレドを基準として報連相を行う。
  • 想定の範囲を広げる際の約束の重要性
    想定の範囲を広げると、準備が追いつかないなど、疎かになる部分が生じる可能性がある。そこで、領域や責任・権限・義務がどこまでなのかを明確にしておくことが重要になる。

この記事の著者/編集者

するとコメントすることができます。

新着コメント

  • 上野美叡

    2022年10月28日

    人間、一人で生きていくことはできないのだから、報連相は誰もが徹底して行うべきものですよね。しかし、私自身も、「面倒だし後でもいいよね」「忙しくて忘れてたけど今更言う必要ないかな」「誰かがわかって伝えてくれるはず」などと、無責任に考えてしまうこともありました。しかし、報連相は相手への思いやりを形にするチャンスだと思っています。「報連相をしないとどうなるのか」相手を思いやり報連相を徹底したいと、改めて身が引き締まる思いができた記事でした。

最新記事・ニュース

more

皆さんがリーダーを務める組織にはMVVやスローガンと言ったメンバー全員が認識している「共通目標」はありますか? そして、今その「共通目標」を何も見ずに口ずさむことができますか? もし、一度決めたことがある共通目標が形骸化してあまり浸透していない場合は私と同じ苦悩を経験するかもしれません。

大庭彩 1Picks

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1~3を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1と基礎2を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。

「自分と仕事をしたいか」と思われているかどうかは他者の言動を大きく変化させます。相手方の時間を頂いているという認識があなたの評価を変えるでしょう。適切な準備を行うことで周囲と豊かな関係性を築きたい方に必見の記事です。

大庭彩 香山 渉 谷口 宗郁 3Picks

たとえ意見が対立しても、プロのコンサルタントやコーチは相手を導くことができる。 基礎1と基礎2を通じて、科学的なメカニズムから築き上げた実践型コーチングについて、ロールプレイを中心に活用方法をトレーニングしていきます。 現場の活動と有機的に結びつける知恵と、今後のプロジェクトに活かす行動力。 これらを大切にするリーダーのための研修です。

「周りの声を意識して思っていることを伝えられず、自分だけが辛い思いをしている...。」「それもあって、周りに対して愚痴が溜まっている...。」この悪循環を引き起こすコミュニケーションを、A&PROではPassive(受身的)なコミュニケーションと捉えます。そして悪循環を解決させるには、「Passive(受身的)」を「Assertive(自己主張的)」へ変容させていくことが重要です。

矢後慶樹 前田佳祐 大庭彩 3Picks

「メラビアンの法則」や「真実の瞬間」と向合い、各メンバー自身がブランド形成の重要要素であることを自覚していきます。 「目配り」「気配り」「心配り」の各段階を理解し、「マナー」「サービス」「ホスピタリティ」「おもてなし」の違いについて研究。 「マニュアル」「サービス」を理解・実践するのは当然。 「ホスピタリティ」「おもてなし」を顧客・メンバーに提供したいリーダーのための研修です。

メンバーに尊敬されるリーダーは当たり前ですが、メンバーを尊敬できるリーダーは少ないのではないでしょうか? 今回の記事ではメンバーを尊敬することで得られるメリットについてご紹介していきます。

大庭彩 1Picks

知識として体系化されているプロジェクトマネジメント。 ただし、頭で理解していても習慣化できていないと、顧客やステークホルダーの期待値とは程遠い『自己満足なプロジェクト』となってしまう。 各種マネジメントツールにもてあそばれず、プロジェクトマネジメントの本質を理解し、やるべきことを実践し続ける。 そんな責任あるリーダーを対象とした研修です。