いかにして、「計画通り」に行動するか

今月の研修：社会人の持つべき習慣（公的成功）

誰しもが経験している？タスクに追われる日々

突然ですが皆さんは、以下のような経験をしたことはないでしょうか？

1週間後に〆切のレポートAが課される→早めに終わらせようかなと考える（が特に何もしない）→〆切前日に慌ててAに取り組み始める→その日に、当日〆切の別のレポートBを課される→Bで手いっぱいになる→徹夜でAに取り組むが......

この例を読んで、皆さんはどこに問題を感じるでしょうか？〆切前日までレポートAに手をつけなかったことでしょうか？もちろんこれ自体も問題ですが、それ以上に目を向けるべきは、レポートAが課された時点で、〆切期限までの期間に、レポートAを書くための時間をブロックしなかったことです。今回の記事では、

• そもそもなぜ上記太字部分が重要な観点であるのか、その理由
• 多くの方にとって参考になるであろう、時間管理の具体的な実践方法

以上の2点について記載します。

学んだ理論

今回の研修では、以下の画像に示すようにタスクを緊急度・重要性の2軸を用いて４つに分類、それぞれのタスクの特徴を学び、計画的にタスクを実行するためにはどのようなことが必要かをディスカッションしました。

以下には、効果的かつ効率的にタスクを実行していくために必要な要素を挙げます。

1. 第１領域のタスクを減らし、第２領域のタスクを増やす
2. それでも発生する第１領域のタスクのために、事前に一定度の時間を確保する
3. 第３領域のタスクは極力削減・効率化する
4. 第４領域のタスクは極力０にする（上限を決める）

そして上記の中でも特に重要な観点が、1と2であり、理想的なサイクルは以下の通りです。（このサイクルに関するより詳細な記事はこちらから）

1. 第２領域のタスクを早めに完了させる
2. 時間に余裕が生まれる
3. 第１領域の急なタスクにも対応でき、かつ新たな第２領域のタスクにも時間を費やすことができる
4. 一番上に戻る

常にこのサイクルを実行できれば、タスクに追われることなく、計画的に時間を使うことができるのは明らかでしょう。事実冒頭の例では、レポートAが課された段階（第２領域）で特に何もアクションをせず、〆切間近（第１領域）になった段階で対応していました。これでは、新たに緊急のタスク（別の第１領域）が発生した際に対応できません。

しかし、今回私が記事を通じて伝えたいこと、それは上記の理論を学ぶだけでなく、自分自身の行動に落とし込み、日々進化していくための方法論です。以下では、私が今回の研修をきっかけに実践し始めた、1つの具体的な方法をご紹介します。

定量的に自身を分析、実際の行動に繋げる

後半では、ここまでの内容を具体に落とし込む際の、1つの実践例を挙げていきます。

• 週単位で計画を立てる（以下考えるべき観点）
  • 期限ギリギリではなく、余裕を持ちスケジューリングしているか（第２領域）
  • 急なタスクにも対応するための時間を確保しているか（第１領域）
  • 総じて、前週の振り返りを生かしているか
• 週単位で前週の振り返りを行う
  • データ収集
    • 各領域別に割いた時間とタスク内容
    • 当初の計画とは異なる使い方をした時間とその要因
  • 分析する上での観点
    • 第１領域・第２領域それぞれにかけた時間の比率
    • 第３領域で効率化または削減できるタスクはないか
    • 第４領域にかける時間を削減できないか

元々私は、「何かしらのタスクをしているが、振り返ると何をしていたか詳細が分からない時間帯」が多いという点を問題に感じていました。（実際に集計したところ、60H/週）例えば３日は、ほぼ丸１日大学で何かしらのタスクをしており、帰宅後は諸々の家事を行っていたにも関わらず、上記スケジュールには空欄の時間帯が目立ちます。これでは、その時間の使い方を、記事前半で記載した考え方に基づき振り返ることができません。

一方、研修後の上記のスケジュールでは、空欄の時間帯が減少しています。（実際に集計したところ、34H/週）この週のスケジュールを14日に立てたこともあり、当日・翌日は喫緊のタスクのためにまとまって時間を取っていました（第１領域のための時間確保）が、週中盤以降は明らかにスケジューリングされた時間帯が増えています。もちろん、締め切りに追われていた時間帯もありましたが、先々を見据えて重要なタスクは何か、をもとにスケジューリングした時間帯もありました。今後もさらに、いかにスケジューリングされていない時間帯を減らし、第２領域の時間帯を増やせるか、などの観点に着目して時間の使い方を改善していきます。またこれ以外の観点についても、研修前後での変化を以下に示します。

• 第１領域・第２領域それぞれにかけた時間（の比率）
  • 第１領域の時間：測定不能→25H
  • 第２領域の時間：３H→18.5H
• 第３領域で効率化または削減できるタスクはないか
  • 各種メール確認専用の時間を毎日固定でスケジューリングすることで、返信等のタスク時間が削減できる
• 第４領域にかける時間を削減できないか
  • 趣味の時間や動画視聴の時間を「まずは記録する」ことから始めることで、どれだけの時間を第４領域に費やしているかが可視化されて自分をコントロールしようという意識が働く

そして最後に、研修中に一番印象的だった言葉をご紹介します。

「タイムマネジメントの本質は、セルフマネジメントである」

いくら理想的で素晴らしい行動計画を立てても、いざ実践というときにYouTubeを見たり、もう少しだけ、と寝てしまったり、では意味がありません。いかに自分で自分を律することが出来るかが、「タスクに振り回される側」になるか「タスクを支配する側」になるかの分かれ道なのではないでしょうか。

最後にここまでの要点を以下にまとめます

• 第２領域のタスクを積極的にスケジューリングして、第１領域のタスクに備えることが肝心（本記事前半）
• 自身の時間の使い方をタスクの種類ごとに定量的に分析することで、具体的な行動ベースでの改善策が見つかる（本記事後半）

これから研修を受ける方々へ

計画的な時間の使い方というトピック自体は、ある意味ありきたりなものかもしれません。しかし私自身も、一般的に良しとされる方法を、大学生になって以降実際に行動に移すことが出来ていたかと言われれば、そんなことはありませんでした。一方で、大学受験の勉強は計画的に進めることができた感覚があります。しかしそれは、いつ何を勉強するかを、自分だけで決めることができる、というとても平易な条件の下でのことだったのだと、今振り返ると痛感します。

仕事をしていく上では、常に自分以外の他者が関係します。先述の第１領域のタスクに代表されるように、全てのタスクの実施時期を自分の都合でスケジューリングできるわけではありません。社会人になる前にこのことに気づくことができ、行動を変えていくきっかけを得られたことは、とてもラッキーなことです。今回の記事が、皆さんが時間の使い方を振り返るきっかけとなれば幸いです。

研修で学んだこと

• 第１領域と第２領域は対応関係にある
• あるタスクが重要かそうでないかは、環境や人など、タスクそのもの以外にも起因する
• 仕事を進めるだけでなく、広く人間関係においては、「Win-Win」もしくは「No-Deal」の状態であることが理想
• 共感と賛成は異なる
• タイムマネジメントの本質は、セルフマネジメントである