忙しそうな人間から頼られる人間へ

今月の研修:社会人の持つべき習慣(公的成功)

私は「忙しそうな人間」にみられる

こんにちは。早大4年でリーダーシップゼミに参加している前田佳祐です。

私はキャリア支援団体エンカレッジの早稲田支部の部署長としても活動しているのですが、メンバーからの連絡で頻繁に目にする言葉があります。

「けいすけ、忙しいのにごめんね!」

という枕言葉が毎回メッセージにつくのです。

みなさんにも心当たりがありますでしょうか?

  • 「〇〇さん、忙しいところ、ごめんね!」
  • 「〇〇さんは忙しそうだから、、、」

こんなことを耳にすることはありませんか?または自分が当てはまっていないでしょうか?

このような状態が長く続き、「けいすけは忙しそうだから、他の人に相談しよう」となり、リーダーの自分にメンバーからなかなか〈報・連・相〉が届かないことがありました。

マネジメントをするリーダーとしては致命的な状態ですね。

もちろん、本当に過密スケジュールで忙しい人もいるでしょう。

しかし、スケジュールを管理することで、

「あの人は忙しそうな人間」から「あの人はどんな時にでも頼りになる人間」に生まれ変わることができるのです。

重要度×緊急度のマトリクス

そもそも我々のスケジュールは、以下の4つのマトリクスのどれかに分類されます。

重要度と緊急度のマトリクスの図です。②の第二領域が非常に重要になります。
  1. 第一領域…遅れることのできない仕事などの「必ずその時に行わなければいけない」仕事を指します。
  2. 第二領域…特に納期が迫ってるわけではないが、次の仕事の計画や準備などの仕事を指します。
  3. 第三領域…重要ではないが、とにかく時間が決まってる仕事や、飛び込みの仕事のことを指します。
  4. 第四領域…スケジューリングができていない、無意味な電話や会議、仲間との無意味な雑談のことを指します。

自分のスケジュールを今一度、確認してみてください。

あなたはどこの領域の仕事が多いでしょうか?

第一領域と第四領域が多い人は要注意です!

私の場合も①の第一領域と④の第四領域がほとんどでした。

  • 第一領域
    • リーダー陣会議と部署会議
    • 最重要意思決定の確認と決裁
    • 卒論や授業の締め切り
  • 第四領域
    • 休憩時間の長さ
      • ついつい部屋の漫画を読んでしまうなど
    • 複数人でzoomを繋げて行うタスク消化のための作業会
      • 雑談であまり作業自体が進まない

私の場合は、第四領域の時間がとても長かったです笑

そのため、第一領域を直前にすることになり、周りからは忙しそうな人に見られていたそうです。

自分の中で「楽な」選択をしていると、自分だけでなく周囲の人間も苦しめてしまうことがこの話からもわかると思います。

ではどのように改善をすればいいのでしょうか。

第二領域を開花させろ

見出しでもある第二領域は、第一領域という「緊急性×重要性」が高い仕事の準備をする領域だと思ってください。

いずれやるべき仕事を事前に準備しよう。

この文章を読んでいるみなさんは、「何を当たり前のことを言っているんだ」と思うかもしれません。

しかし、あなたが思っている以上に、第二領域を徹底的に行うことでたくさんのメリット得ることができます。

  1. 重要なタスクや仕事の準備がしっかり行うことで、重要な物事に対して高いアウトプットを出すことができる。
  2. 事前に準備をすることで、自分自身に余裕が生まれる。
  3. 自身の仕事が完遂できた上で、その他の仕事に時間を割けるようになる。
  4. 周囲から「頼りになる」人間と思われ、人望が集まる。

上記の通り、自分自身のやるべきことを事前に準備するだけで周囲に与える影響力は絶大です。

ただの「忙しそうな人間」として見られるか。

それとも「頼りになる人間」として周囲からの信頼を得ている人間になるか。

この研修を受けて、このように問われているように感じました。自分自身のマネジメントで大きく変われるチャンスは常にこのような小さい習慣にあるのだと学びました。

乗り越えるべき壁

しかし、多くの人はこの第二領域の仕事をないがしろにしてしまいます。

それはなぜでしょうか?

第二領域のスケジュールをスケジュール帳に記載していないからです。

スケジューリングができていない予定は、徐々に自分の頭の中から抜け落ちます。(時間が経つにつれ、頭の中から記憶が薄れていきます。)

ここではあえてスケジューリングするべきではない事前の準備さえも、あえて名前をつけてスケジュール帳に記録してまで意識することが重要になるのです。

この研修を受けてから、私が以下のことを実践しています。

重要な会議や締め切りのある仕事の計画や準備を全てスケジュールに記載して時間を抑えることです。

まずは自分が変えられることから。

先月の研修で、「本当の学習」とは「ただ知識がある状態」ではなく、「活用できる状態」だと学びました。

研修で学んだことを実践する姿勢を常に忘れずにこれからも頑張りたいと思います!

これから研修を受ける方々へ

12月の研修のテーマは、「社会人が持つべき習慣」の後半を行いました。自分自身がどれだけ普段の習慣をおざなりにしていたのか、成功する社会人はどのようなことを意識して生活をしているのかを学びました。

特にタイムスケジュールは時間を管理することではなく、自分自身を管理することである。この考え方は今までの自分のセルフマネジメントには抜け落ちていた観点でした。

セルフマネジメントをすることでタイムマネジメントをすることができる。そして周囲の人間から信頼される人間になることを学びました。

研修で学んだこと

  • タイムマネジメントはセルフマネジメント…タイムマネジメントの本質は徹底したセルフマネジメントの元で成り立つ。
  • WinWin思考…関わる関係者がマイナスになることはしない。常に両者がプラスになることを実践することを心がける。どちらかにマイナスが起きる場合は合意しないことが誠実な対応である。
  • 理解してから理解される…人の心の扉は、相手の話を聞き相手を理解することで開かれる。心の扉が開かれて初めて相手を理解する状態が形成される。

この記事の著者/編集者

前田佳祐 早稲田大学 教育学部 

2つのキャリア支援団体を経験してきた早大文系の4年生。大学二年生の頃にキャリア教育に疑問を感じ、キャリア支援団体を設立。与える影響力の規模から設立したキャリア支援団体をたたみ、日本最大級のキャリア支援団体にジョイン。将来は世界全体に幸せな未来を築くために、総合商社への入社を決意。現在は早稲田の就活生の1/3に影響を与える組織で4つの部門を統括する部署長として活躍。(新規顧客獲得部門、面談サービス設計部門、メディア部門、組織コンサル部門)

するとコメントすることができます。

新着コメント

  • 藤原穫

    東京大学大学院薬学系研究科 リーダーズカレッジ リーダー 2021年02月06日

    「あの人は忙しそうだから他の人にお願いしよう......」と実際に私も思ったことがあります。コミュニケーションを取ることさえ申し訳なく思えてきて、報連相が蔑ろになることも想像に難くありません。
    リーダーがそのような状態ではいけませんね。私もリーダーとして、第2領域を活用して「頼れる」人間になろうと思いました。

  • 河本のぞみ

    早稲田大学 文化構想学部 2021年02月05日

    今まで私は、「忙しそうな状態」は「頑張っている状態」だから悪くないのではないかと思っていました。
    しかし、それは頑張っていたとしても周りから信頼を得られる状態ではないことに、この記事を読んで初めて気づかされました。
    リーダーは、個人のやるべきことだけでなく周りをサポートする余裕を常に持つべきです。想定外のことに対処できる技量があるべきです。
    正しく頑張るためにはどうすればいいのか。私も、常に淡々と自分のやるべきことをこなし行動のムラをなくす人財になるために第二領域を生活に意識しなおそうと思いました。

  • 山口賢人

    早稲田大学 法学部 2021年02月05日

    私も「楽な」選択をすることで第4領域に時間を費やし、期限のあるタスクを直前で提出していた経験があるため大変共感できました。
    「第2領域でタスク管理をすることが大切である。」というメッセージで終わらずに、「事前準備さえもスケジュール化する。」という実行の重要性が伝わる記事です。知識で留めずに実践に移している前田だからこそ説得力があります。
    私も自身をマネジメントすることで周囲から信頼される、誠実なリーダーになるために、実践しようと思います。

  • 矢後慶樹

    早稲田大学 商学部 2021年02月12日

    「忙しい中ごめん!」というメッセージを受け取ったことがあるので非常に共感できます。
    第2領域の時間を増やし、メンバーから頼られるリーダーになる。口で言ったりするだけは簡単ですが、前田は実際にこの記事の内容を実践していると思います。自分も予定が入ったらすぐにスケジュール帳に書くことを徹底し、今よりも第2領域の時間を増やし、周りに頼られるリーダーになります。

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