締め切りに追われない生活を送るには?

今回の研修:社会人が持つべき習慣(公的成功)

こんにちは!

普段社会人や学生として何か生活していると、いつの間にか企画書提出やレポートの締め切りが迫り、「忙しい」と感じる瞬間はありませんか?

周囲からは、

「◯◯さん大変そうだけど、この仕事任せても平気かな?」

など相手から気遣われるシーンも出てきます。
このように、忙しいと感じさせる上司には、必要な<報・連・相>が伝わらない事態にも陥り兼ねません。

しかし、中には「忙しそう」に感じさせない人もいないでしょうか?

このような人も、企画書やレポートの締め切りをみなさんと同じように抱えながら生活しているはずなのに、余裕を感じさせます。

両者の違いはどこにあるのでしょうか?余裕がある人と余裕がないように見える人の違いを考えた上で、余裕がある人になる方法を一緒に考えていきましょう!

時間の使い方の種類

余裕がある人とない人の違いを説明する前に、私達にはどのような時間の使い方があるのか整理してみましょう。

図のように、時間の使い方は「緊急度」、「重要度」の2軸を使って4つの領域で示すことが可能です。

第二領域での活動時間を増やすことが「忙しい」人から脱却するポイントとなる。
  • 第一領域:事前にスケジューリングすることが不可能な領域。
  • 第二領域:事前にスケジューリングすることができる領域。
  • 第三領域:重要度は低いが対応する時間が決まっている領域。
  • 第四領域:時間を割くこと自体が基本的に無駄である領域。

このような時間の使い方があることを踏まえた上で、現在みなさんはどこに一番時間を使っている状態でしょうか?一度読み進めることをやめて考えてみましょう。

いかがでしたか?

私は第一領域と第四領域の活動量が生活の90%を占めている状態でした。
具体的には、レポートやミーティングの準備の締め切りに追われて期限ギリギリに完了させ、終わると放心状態になる、というような生活を過ごしていました。

みなさんも思った以上に第一領域や第四領域での活動が日々の生活の時間を占めていたのではないでしょうか?

ここからわかる通り、周囲に「忙しそう」と感じさせる人は圧倒的に第一領域でタスクをこなしている人なのです。

第一領域のタスクは、緊急度が高いため精神的負荷が高く、また他の緊急事態が発生した場合対応することができません。このように、常に緊急対応を続けている人では、余裕がない人というレッテルを貼られてしまうのも納得です。

あなたがタスクの緊急度を高めていませんか?

ここから、緊急対応(=第一領域での活動)を減らすことが余裕のある人に近づく近道であることがわかります。
では、いかにして緊急対応の時間を削減すれば良いのでしょうか?

一度「緊急」と言う言葉を見直してみましょう。「緊急」とは、重大な事態に対して早急に対応を迫られることで、事前にスケジューリングが不可能です。そのため、一見すると緊急対応の時間を減らすことなど不可能であるように感じます。

しかし、実は緊急対応の時間を削減することは可能なのです。
それは、我々の生活には活動時間を減らすことできない緊急事態と、そうでない見せかけの緊急事態の2つが存在するからです。

  • 本来の緊急事態:緊急度の高いタイミングでの発生を”自分では”防ぐことができないタスク
  • 見せかけの緊急事態:自らが原因で、緊急度の高いタスクになってしまっているもの(自身の努力で発生防止が可能であるもの)

前者は、例えばMtgの時間や災害の発生などです。これらはいくら準備をしたところで発生を防ぐことはできません。
一方の後者は、締め切りの迫ったレポートや企画書の準備などです。これらは、締め切りが迫るまでは「重要だが緊急でないタスク」でした。しかし、期限ギリギリまで引き延ばすことで緊急度を自ら引き上げてしまっている、「見せかけの緊急事態」なのです。

反対に捉えると、この期限が設定されているタスクは、計画的に実行することさえできれば、重要であるが緊急でない第二領域でのタスクとして余裕を持って実行することが可能なのです。

あなたも、レポートを提出期限ギリギリで取り組むことが習慣化していませんか?

計画的な行動が余裕を生み出す

このように、計画的な行動によって緊急対応の時間を削減できるとわかりました。
実は、緊急対応の時間を削減することは、無駄に浪費するだけ(=第四領域)の時間を削減することにも繋がるのです。

緊急対応は精神的に負荷の高い仕事になります。人間はずっと高負荷の状態が続くことで、負荷からの解放を求めます。そのため、仕事をやりきった夜には、本など読んで自分の時間にする予定だった時間を、YouTube視聴や暇潰しの時間として使ってしまうのです。

一方で、計画的な活動は緊急度が低いため、精神的負荷が低い活動になります。また、自身にとって有意義に時間を使えているという感覚から満足度の高い時間として活用することができます。そうなると負荷からの解放を求める機会は少なくなり、無駄に浪費する時間を削減し、結果的にさらに計画的な活動の時間を増やせるのです。

計画的な行動を習慣化する

以上より、第二領域で計画的に生活する時間を増やすことが余裕のある人に繋がることがわかりました。確かに、余裕を感じる人は読書などをしていることが多かったりしますよね。

忙しいと感じている人が第二領域での活動を増やすためには、具体的にどういった行動に移すことが大切でしょうか?

ポイントとなるアクションは以上の2点です。

  1. 第二領域の予定をスケジューリングする。
  2. それを確実に実行する。

まずは、今まで予定として組み込んでいなかった第二領域の予定を手帳や電子カレンダーなどでスケジューリングしてみましょう。

ほとんどのタスクは緊急度の低いタスクとして実行することが可能です。タスクにかかる時間を充分想定して、事前に予定に組み込むことにより計算外の行動が減り、余裕を持った活動が可能となります。

しかし、これでは緊急の仕事が多く舞い込んできた際にその仕事に対して対処することができなくなってしまいます。

その場合は、1日に数回、緊急対応のための時間を事前にスケジューリングしておきましょう。例えば私は、毎日12時〜13時と18時〜19時を緊急対応の時間として、当日降りてきた仕事やメール返信をこの時間に実行するようにして、緊急度の高い仕事に対応しています。

そして、単にスケジューリングだけで満足するのではなく、これを確実に実行して習慣化することで皆さんも快適な生活を送ることができる、余裕のある人を目指しましょう。

最後に

皆さん本日もお疲れ様でした。今回は「社会人の時間の使い方」という観点から、「忙しい」人が余裕のある人になるためのプロセスを紹介しました。

今回学んだことは以下の3つです。

  • 「忙しく」見える人は、緊急度の高いタスクに常に追われていることが原因。
  • 余裕がある人は、緊急度が高まる前に事前に計画し、行動している。
  • 計画した内容を実行する習慣を身につけることで初めて余裕のある人間になることができる。

この記事を機に自分の行動が第何領域に当てはまっていたかを振り返り、いかにして第二領域の活動時間を増やすことができるか考えてみてください。

このように、A&PROでは日頃感覚的に抱えている課題を、科学的根拠に基づいて体系的に学ぶことができます。

生活の中で常に解消できない課題を抱えている方、言語化できない課題を抱えている方はそのような潜在的な課題を解決する貴重な機会となります。

研修で学んだこと

本研修では、「重要事項を優先する」という時間の使い方以外にも以下のようなエッセンスを学びました。

  • win-winの関係性を考える:お互いの満足できる結果を長期的視野で考慮して両者が勝者となる姿勢を習慣化する。
  • 自分の考えを発信する前に、まずは相手の考えを傾聴する。
  • 他者との関わりの中で、妥協するのでなく双方にとって満足する相乗効果の解決策を常に模索する。

 

この記事の著者/編集者

山口賢人  早稲田大学 法学部 

2つのキャリア支援団体を経験してきた早大法学部の4年生。一つ目のキャリア支援団体で学生の仕事に対する考え方に違和感を覚える。現在は早大生2500人が利用する大規模キャリア支援団体にて、未だ日本社会に浸透していない、1・2年生からのキャリア支援に挑戦する新規事業の責任者として日々活動中。

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